Czym jest PIT-4R i kto musi go złożyć?

PIT-4R – czym jest i w jakim celu się go składa?

Deklaracja PIT-4R to roczne rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest ona kluczowym dokumentem dla wszystkich podmiotów pełniących rolę płatnika, czyli takich, które pobierają i odprowadzają podatek dochodowy od wypłacanych świadczeń. Celem złożenia PIT-4R jest wykazanie sumy pobranych i faktycznie wpłaconych do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące danego roku podatkowego. Formularz ten informuje organ podatkowy o kwotach, które zostały potrącone z wynagrodzeń czy innych dochodów i przekazane na poczet zobowiązań podatkowych. Należy pamiętać, że kwoty w deklaracji PIT-4R zaokrągla się do pełnych złotych.

Kto powinien złożyć PIT-4R?

Obowiązek złożenia deklaracji PIT-4R spoczywa na wszystkich podmiotach pełniących funkcję płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Obejmuje to między innymi pracodawców, którzy wypłacają wynagrodzenia z umów o pracę, ale również podmioty wypłacające dochody z umów cywilnoprawnych, świadczeń dla członków zarządów, stypendiów podlegających opodatkowaniu czy zagranicznych emerytur i rent. Warto zaznaczyć, że PIT-4R nie jest składany, jeśli nie dokonano żadnych wypłat rodzących obowiązek poboru zaliczek. Podobnie, deklaracji tej nie składa się, jeśli podatnik objęty jest zwolnieniem z podatku dochodowego, na przykład w ramach ulgi dla młodych do 26 roku życia, pod warunkiem nieprzekroczenia limitu przychodów. W liczbie podatników uwzględnia się wszystkich, od których pobierano jakiekolwiek zaliczki, nawet jeśli były zerowe lub wystąpiły po ustaniu zatrudnienia.

Jak wypełnić PIT-4R krok po kroku?

Jak wypełnić PIT-4R w wersji 13?

Wypełnienie deklaracji PIT-4R, zwłaszcza w jej aktualnej wersji, wymaga precyzji i znajomości przepisów. Najnowsza wersja formularza, często określana jako wersja 13, jest dostępna w formie interaktywnej, co znacząco ułatwia proces. Można ją wypełnić online, pobrać w formacie PDF lub wygenerować bezpośrednio z programów księgowych i kadrowych. Programy te często oferują funkcję automatycznego generowania deklaracji, co minimalizuje ryzyko błędów. Pamiętaj, że deklarację sporządza się w jednej kopii dla urzędu skarbowego, ale zawsze warto zachować drugą kopię dla siebie. W przypadku stwierdzenia błędów w złożonej deklaracji, zawsze istnieje możliwość złożenia korekty PIT-4R.

Część A. Miejsce i cel składania deklaracji

W pierwszej sekcji deklaracji PIT-4R należy wskazać miejsce i cel jej składania. W polu „Miejsce składania deklaracji” wpisuje się dane urzędu skarbowego właściwego dla płatnika, czyli zazwyczaj według miejsca zamieszkania osoby fizycznej lub siedziby osoby prawnej. Cel złożenia deklaracji jest zazwyczaj jednokrotny – jest to zwykłe złożenie deklaracji rocznej. W przypadku konieczności poprawienia błędów w uprzednio złożonym dokumencie, zaznacza się opcję złożenia deklaracji korygującej.

Część B. Dane identyfikacyjne płatnika

Sekcja B formularza PIT-4R poświęcona jest danym identyfikacyjnym płatnika. W tym miejscu należy podać pełne dane identyfikacyjne podmiotu zobowiązanego do złożenia deklaracji. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i osób prawnych. Kluczowe informacje to: nazwa, adres siedziby lub zamieszkania, numer identyfikacji podatkowej (NIP). Precyzyjne wypełnienie tej sekcji jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala urzędowi skarbowemu jednoznacznie zidentyfikować płatnika i prawidłowo przypisać wpłaty.

Część C. Wykaz należnych zaliczek

W części C deklaracji PIT-4R znajduje się wykaz należnych zaliczek na podatek dochodowy. Jest to kluczowy element formularza, w którym należy wykazać sumę pobranych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego. Dane te są sumowane z wypłaconych wynagrodzeń i innych dochodów podlegających opodatkowaniu. Należy pamiętać o tym, że w tym miejscu wykazuje się kwoty należne, a niekoniecznie te faktycznie wpłacone, jeśli wystąpiły rozbieżności.

Część D. Pomniejszenie podlegających przekazaniu zaliczek

Sekcja D formularza PIT-4R dotyczy pomniejszenia podlegających przekazaniu zaliczek. W tej części deklaracji uwzględnia się ewentualne kwoty, o które można pomniejszyć podatek do wpłaty, na przykład na podstawie przepisów prawa lub decyzji urzędu skarbowego. Dotyczy to sytuacji, gdy istnieją podstawy do zmniejszenia kwoty zaliczki należnej do przekazania do urzędu skarbowego.

Część E. Podatek do wpłaty do Urzędu Skarbowego

Część E deklaracji PIT-4R określa podatek do wpłaty do Urzędu Skarbowego. Jest to kwota wynikająca z różnicy pomiędzy sumą należnych zaliczek a ewentualnymi pomniejszeniami. W tej sekcji podaje się ostateczną kwotę, która powinna zostać wpłacona na rachunek urzędu skarbowego. Ważne jest, aby kwoty zaliczek pobranych i wpłaconych do Urzędu Skarbowego zgadzały się. W przypadku rozbieżności, należy je wyjaśnić w kolejnej sekcji.

Termin złożenia i sposób wysyłki PIT-4R

Do kiedy złożyć PIT-4R? Termin i sposób składania

Deklarację PIT-4R należy złożyć do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który pobierano zaliczki. Oznacza to, że PIT-4R za rok 2023 należy złożyć najpóźniej do 31 stycznia 2024 roku. W przypadku zaprzestania działalności gospodarczej, PIT-4R należy złożyć do dnia zaprzestania tej działalności. Niezwykle istotne jest, że PIT-4R składa się wyłącznie drogą elektroniczną. Nie ma możliwości złożenia deklaracji w formie papierowej. Można to zrobić za pomocą platformy e-Deklaracje, systemów finansowo-księgowych lub dedykowanych programów.